Digitalizált a céged – vagy csak sok szoftvert használtok?

Az elmúlt években egyre több olyan vállalkozással dolgozunk együtt, ahol első ránézésre minden digitalizálva van.

Van számlázóprogram. Van könyvelőszoftver. Van valamilyen CRM, vagy legalább egy Excel az ügyfelekhez. A munkáknak is van táblázata, a kollégák e-mailben kommunikálnak, a dokumentumok pedig valamilyen felhőben vagy közös mappában vannak.

Papíron tehát minden rendben. Aztán elkezdünk beszélgetni a cég működéséről.

Kiderül, hogy az ajánlatok állapotát az értékesítő tartja fejben. A munkákért felelős kolléga saját táblázatot vezet. A pénzügynek van egy másik Excelje. A kintlévőségekről megint máshol van információ. Egy fontos dokumentum valamelyik kolléga levelezésében található, egy ügyfél telefonszáma pedig lehet, hogy csak valakinek a telefonjában van meg.

Külön-külön minden digitális.

Együtt viszont nem biztos, hogy digitálisan működik a cég. Szerintem ez az egyik legfontosabb különbség, amikor ma vállalati digitalizációról beszélünk.

Attól még nem digitalizált egy vállalkozás, hogy sok szoftvert használ

A digitalizáció szót könnyű félreérteni. Sokan arra gondolnak, hogy a papírt lecseréljük Excelre, bevezetünk egy számlázóprogramot, veszünk egy CRM-et, és innentől digitalizáltan működünk. Ez természetesen előrelépés.

De a valódi kérdés nem az, hogy hány szoftvert használunk. Hanem az, hogy ezek együtt segítik-e a működésünket.

Ha ugyanazt az ügyféladatot először egy érdeklődési űrlapból kimásoljuk egy Excelbe, onnan később bekerül egy CRM-be, majd valaki újra begépeli a projektkezelőbe, végül pedig még egyszer a számlázóba, akkor valójában egy manuális folyamatot digitalizáltunk. A számítógépet használjuk hozzá, de a rendszerek közötti kapcsolatot az emberek végzik el.

Ahogy nő egy vállalkozás, egyre nehezebb fejben tartani az információkat és összehangolni a különböző területek munkáját. Ami korábban néhány táblázattal megoldható volt, idővel a működés akadályává válhat. Nem azért, mert bárki rosszul dolgozik, hanem mert túl sok információ keletkezik egymástól elszigetelt helyeken. Ennek ára van: ismételt adatrögzítés, lassabb ügyintézés, több hibalehetőség és később meghozott döntések.

Négy kérdés, amiből látszik, hol akad el a működés

Egy vezetőnek nem kell informatikusnak lennie ahhoz, hogy felismerje a digitalizáció hiányosságait. Elég néhány kérdés:

Ha a válasz gyakran az, hogy „meg kell kérdeznem valakit” vagy „van róla egy Excel”, akkor valószínűleg érdemes egyszerűsíteni a működést. Ez nem feltétlenül jelent rossz szervezést: sokszor a vállalkozás gyorsabban nőtt, mint a mögötte lévő folyamatok és rendszerek.

Az Excel nem ellenség

Ezt fontosnak tartom leszögezni: szeretem az Excelt. Nagyon sok problémát gyorsan és olcsón meg lehet vele oldani, és vannak olyan feladatok, amelyekre tökéletes.

A probléma nem ott kezdődik, hogy egy vállalkozás Excelt használ. Hanem ott, amikor az Excel lesz a vállalatirányítási rendszer.

Ilyenkor már nem az Excel a probléma. A folyamat nőtte ki az eszközt.

„Ezt csak Józsi tudja”

Talán az egyik legnagyobb kockázat egy növekvő vállalkozásban, amikor a működés egy része nem rendszerben, hanem emberek fejében van. Ki tudja, mit beszéltünk meg az ügyféllel? Hol a legfrissebb szerződés? Miért így áraztuk az adott munkát?

Sok vállalkozásban ezekre van válasz. Csak nem biztos, hogy a cégnek van válasza. Hanem Péternek, Józsinak vagy Évának.

Ez addig nem feltétlenül tűnik problémának, amíg mindenki ott van. Aztán valaki szabadságra megy, beteg lesz, munkahelyet vált, vagy egyszerűen túl sok feladata lesz. És hirtelen kiderül, hogy vele együtt az információ egy része is eltűnt.

Szerintem a jó digitalizáció egyik legfontosabb eredménye éppen az, hogy a vállalkozás tudása egyre kevésbé személyekhez, és egyre inkább a szervezethez kötődik. Nem azért, hogy mindenkit ellenőrizzünk. Hanem azért, hogy a cég stabilabban működjön.

A vezetőnek nem több adatra van szüksége, hanem jobb információra

A legtöbb vállalkozásban ma már rengeteg adat keletkezik: ajánlatok, számlák, megrendelések, munkaórák, ügyféladatok, projektstátuszok, szervizelések, készletek, levelezések. A probléma általában nem az, hogy nincs adat. Hanem az, hogy nincs egy helyen, nincs összekapcsolva, vagy nehéz belőle használható információt készíteni.

Egy vezető számára nem az a fontos, mennyi adatot tárol a vállalkozás, hanem hogy időben választ kapjon az üzleti döntésekhez szükséges kérdésekre: mely munkák csúsznak, hol fogy el a kapacitás, mekkora a kintlévőség, mely szolgáltatások nyereségesek, és milyen bevétel várható a következő hónapokban.

Ha ezekhez mindig külön riportot kell kérni, az adatokat össze kell gyűjteni, majd valakinek értelmeznie kell őket, akkor a vezető szükségszerűen később látja, mi történik a cégben. Pedig sok esetben ezek az információk már léteznek. Csak össze kell kötni őket.

Nem biztos, hogy mindent egyetlen rendszerbe kell tenni

A digitalizációról beszélve könnyű eljutni oda, hogy akkor dobjunk ki mindent, és építsünk egy óriási, mindent tudó rendszert. Én ebben sem hiszek.

Ha a számlázóprogram jól működik, használjuk. Ha van egy bevált könyvelőprogram, nincs értelme csak azért lecserélni, hogy minden saját legyen. Ha egy iparági szoftver tökéletesen megold egy speciális feladatot, akkor azt kell használni.

A jó rendszer nem feltétlenül azt jelenti, hogy minden funkció egyetlen programban van. Sokkal inkább azt, hogy a különböző rendszerek együtt tudnak működni. Az adat lehetőleg egyszer kerüljön be.

A kollégák idejét ne a rendszerek közötti adatmozgatás vigye el, hanem az a munka, amelyhez valóban szükség van rájuk.

Egy jó rendszer nem attól jó, hogy mindent tud

Ez szerintem különösen fontos. Rengeteg olyan vállalatirányítási rendszer létezik, amely elképesztően sok funkciót tud. A kérdés az, hogy ezekből mennyit használ a cég.

Ha egy rendszer annyira bonyolult, hogy a kollégák nem szeretik, akkor nagyon gyorsan visszatérnek a megszokott megoldásokhoz. Megjelenik mellette egy Excel. Majd még egy. A fontos dolgokat újra e-mailben küldik. Végül van egy drága vállalatirányítási rendszerünk, mellette pedig ugyanaz a működés, mint előtte.

Egy digitális rendszer csak akkor jó, ha az emberek valóban használják. Ez pedig azt jelenti, hogy nemcsak technikailag kell jól működnie: egyszerűnek, logikusnak és gyorsnak is kell lennie. A kollégának éreznie kell, hogy a rendszer segíti a munkáját, nem pedig újabb adminisztrációt rak rá. Ezért a digitalizáció nem kizárólag informatikai feladat: legalább ennyire működési és szervezési kérdés.

Nem a szoftverrel kell kezdeni

Sok digitalizációs kezdeményezés már az első lépésnél rossz irányba indul: a cég elkezd szoftvert keresni.

„CRM-et szeretnénk. ERP kell. Projektkezelő kell. AI kell.”

Kérünk három ajánlatot, megnézzük, melyik rendszer hány funkciót tud, és megpróbáljuk kiválasztani a legjobbat. Pedig szerintem előtte egy másik kérdést kellene feltenni: mit szeretnénk jobban csinálni?

Más megoldás kell, ha az értékesítési folyamat átláthatatlan, ha a munkák csúsznak, vagy ha nem látjuk a jövedelmezőségüket. Az sem mindegy, hogy a kollégák egy irodában dolgoznak, vagy a többségük terepen végzi a feladatait.

Először a működést kell megérteni: honnan indulnak a folyamatok, hol keletkeznek és hová jutnak az adatok, mely lépések ismétlődnek feleslegesen, hol alakulnak ki várakozások vagy hibák, és milyen információk hiányoznak a döntésekhez. Ha ezek tiszták, csak utána érdemes technológiát választani.

És akkor jön az AI

Ma szinte nincs olyan vállalati digitalizációs beszélgetés, ahol előbb-utóbb ne kerülne szóba a mesterséges intelligencia. Teljesen érthető, rengeteg lehetőség van benne. Dokumentumokat tud feldolgozni, összefoglalókat készíthet, segíthet ajánlatok előkészítésében, kereshet nagy mennyiségű vállalati információban, vagy automatizálhat olyan feladatokat, amelyek korábban sok kézi munkát igényeltek.

De van egy alapvető probléma: az AI is abból tud dolgozni, ami rendelkezésre áll.

Ha egy munka dokumentumai öt különböző mappában vannak, a fontos információk e-mailekben, az ügyféladatok pedig három különböző rendszerben, akkor először nem AI-problémánk van. Adat- és folyamatproblémánk van.

Szerintem a következő években nem az lesz az érdekes különbség a vállalkozások között, hogy ki használ AI-t és ki nem. Hanem az, hogy melyik cégnek van olyan rendezett adata és működése, amelyre az AI-t valóban rá lehet építeni.

Ha az alapok rendben vannak, az AI óriási gyorsító lehet. Ha nincsenek, akkor csak egy újabb eszköz kerül a meglévő eszközök mellé.

A digitalizáció nem feltétlenül nagy beruházás

A digitalizáció szó hallatán sok cégvezető rögtön egy több tízmilliós, többéves vállalatirányítási rendszer bevezetését képzeli el. Pedig nem feltétlenül így kell elkezdeni.

Lehet, hogy egy vállalkozás legnagyobb problémája jelenleg az értékesítés követése – akkor először azt kell rendbe tenni. Másnál a munkák és a kapacitások átláthatósága hozná a legnagyobb változást. Van, ahol a kintlévőségek követése. Máshol a szervizelés vagy a visszatérő ügyfelek kezelése.

Nem kell mindent egyszerre megoldani. Sőt, kifejezetten veszélyes mindent egyszerre megpróbálni.

Meg kell találni azt a néhány pontot, ahol a változtatás a legtöbb időt, pénzt vagy vezetői figyelmet szabadítja fel. Azt megoldani. Használni. Tanulni belőle. Majd továbbépíteni.

Egy jó digitális rendszer nem egyszer készül el. Együtt fejlődik a céggel.

Hol érdemes elkezdeni?

A legfontosabb annak felismerése, hol okoz már kézzelfogható veszteséget a jelenlegi működés: az adminisztrációban, az ajánlatok utánkövetésében, a vezetői információk előállításában vagy a kollégák közötti átadásokban.

Nem az a következő kérdés, melyik szoftvert vegyük meg, hanem hogy pontosan hol akad el a működés.

Először térképezzük fel a céget

Ezért a digitalizációs együttműködést nálunk a Működéstérkép alapozza meg. Első körben nem szoftvert akarunk eladni. Előbb meg akarjuk érteni, hogyan működik a vállalkozás: hogyan jut el egy érdeklődés az ajánlatig, a megrendelésig és a számláig; hol keletkeznek és ismétlődnek az adatok; mely feladatok visznek el aránytalanul sok időt; és hol függ túlságosan a működés egy-egy embertől.

A cél az, hogy lássuk, melyik néhány változtatással érdemes kezdeni.

A Működéstérkép végén nem feltétlenül az a válasz, hogy egyedi rendszert kell fejleszteni. Lehet, hogy egy meglévő szoftvert kell jobban használni. Lehet, hogy két jelenlegi rendszer összekötése oldja meg a problémát. Lehet, hogy egy kész piaci megoldás a legjobb választás. És természetesen lehet olyan helyzet is, ahol a vállalkozás működése annyira egyedi, hogy valóban saját rendszerben érdemes gondolkodni. A fontos az, hogy ne a technológiával kezdjünk. Hanem a céggel.

Nem az a cél, hogy legyen még egy rendszeretek

Hanem az, hogy egyszerűbb legyen dolgozni. Kevesebb idő menjen el adminisztrációra, ne kelljen ugyanazt az adatot többször rögzíteni, és a vezetők időben lássák, mi történik a vállalkozásban. Számomra erről szól a digitalizáció: először megértjük a működést, és csak utána választunk hozzá megfelelő megoldást.

Mert végül nem az számít, hány digitális eszközt használ egy cég. Hanem az, hogy mennyivel működik jobban tőlük.