Munkatárs- és ügyfélközpontú home office? Mi így csináljuk!

A helyzetet gondolom nem kell bemutatni. A vírus elleni legjobb védekezés jelenleg az, hogy lehetőségünk szerint maradjunk otthon. A vállalkozások országszerte állnak át home office tevékenységre, amely sokak számára kitaposatlan ösvény lehet.

Rengeteget lehet arról olvasni, hogy mit hogyan kell csinálni, mit csinálj, hogy minden rendben legyen, stb. Ezért úgy döntöttünk, hogy anélkül, hogy leírnánk "mit hogyan kell", bemutatjuk mi mit tettünk és reméljük találsz benne hasznosat!

Tudjuk, hogy sok gyártó, kereskedő cégnél jobb helyzetben vagyunk, hiszen IT fejlesztő cégként evidens, hogy munkánk jó része távolról is megoldható. Azonban az a sebesség, amit most a helyzet megkövetelt, minket is nehézségek elé állított.

De nézzük mi történt nálunk az elmúlt napokban!

A vezetői döntés

A járvány februári terjedésének következtében már közel egy hónapja kialakítottuk az otthoni munkához szükséges VPN szervert. Amikor a vírus elérte országunkat, éreztük, hogy egyre közelebb van a home office időszaka nálunk is.

Ügyvezetőnk, Attila március 13-án pénteken döntötte el, hogy eljött az otthoni munkavégzés ideje. Ehhez azonban még komoly tervezésre volt szükség ezért a hétvégét a terv elkészítésére szánta.

"Felmértem a helyzetünket:

• Van-e több hónapnyi tartalékunk, ha visszaesés várható
• Van-e megfelelő mennyiségű leszerződött projekt
• Vannak-e saját, korábban betervezett belső fejlesztéseink, amik ügyféltől kapott megbízás hiányában hosszabb időre is hasznosan lekötik a csapatot
• Bármilyen (főleg éles) szolgáltatásunkkal lehet-e probléma, ha esetleg betegszabadságra kényszerülnénk

Legfontosabb célnak azt jelöltem ki, hogy a csapat, a munkatársak számíthassanak az fws-re és ezt megnyugtatóan közöljem. Ezért megterveztem a kommunikációt a kollégákkal és partnerekkel is."

Attila

A levél a következő időszakról - egy kolléga szemével

Szombat este két sorozatrész között néztem fel céges e-mailre és akkor láttam a levelet a következő tárggyal: "fws: Kialakult helyzet, reakciók, célok, tervek". Ekkor már gondoltam, hogy elérkezett amit gondoltunk, home office lesz a jövő héttől.

Attila levelében nagy hangsúlyt fektetett arra, hogy részletesen informáljon minket az új helyzetről és megnyugtassa a csapatot. Már az e-mail elején közölte velünk, hogy amennyiben új megbízás nem érkezik is több hónapra biztonságban van mindnyájunk munkahelye, rendelkezünk tartalékokkal. Ilyen helyzetben ezt tényleg jó volt látni.

Természetesen szó esett a mindennapi operatív tevékenységek megoldásáról is. Mindenkinek lehetősége volt átgondolnia hétfőig, mire van szüksége a home office-hoz, a produktív munkavégzéshez. Marketing menedzserként nekem nagyon fontos volt, hogy minden fiókunkhoz (Analytics, Facebook, Google Ads, MailChimp stb.) hozzáférésem legyen, így először ezeket kezdtem el listázni. 

Otthoni munkavégzés esetén biztosan sokaknál kérdés, hogyan alakul a munkaidő. Természetesen bennem is megfogalmazódott, hogy akkor most változik az eddig megszokott reggel 7-15 óra vagy mostantól alhatok-e 10-ig.

Gyorsan választ is kaptam a kérdésemre, marad a megszokott munkaidő. Pont azért, hogy ne térjünk át egy működő rendszerről egy teljesen újra, amit aztán pár hét, hónap múlva dobhatunk is el. Jogos, majd hétvégén alszok 10-ig.

Ezenkívül biztos információt kaptunk arról, hogy több projekt fejlesztése folyamatban van, valamint új belső szolgáltatások kialakításán is dolgozunk, így mindenki tud haladni otthonról is.

A VPN szerver segítségével fejlesztőink otthonuk biztonságából is dolgozhatnak a futó projekteken

A levél zárásaként 3 kérdést kaptunk arról, hogy mire van szükségünk a home office-hoz, mit gondolunk a döntésről és van-e bármilyen további kérdésünk a következő időszakkal kapcsolatosan. Itt nekem is lehetőségem volt átgondolni a helyzetet és kifejezni a véleményem.

Elkezdődött az otthoni munka

Folyamataink egyik alapvető pillére és tradíciója a napindító megbeszélésünk, amikor mindenki elmondja mivel foglalkozik az adott napon. Itt lehetőségünk van segítséget kérni, közérdekű infókat megosztani és egy teljes képet kapni arról, min dolgoznak a csapat tagjai.

Mivel nem szoktunk csoportos online konferenciákat tartani, utána kellett járni a lehetséges eszközöknek, hogy ezt otthon is kivitelezhessük. Mivel a Slack már évek óta bevált belső kommunikációs eszköz és 8 EUR/hó/főért kínál professzionális megoldást, nem is volt kérdés, hogy azonnal előfizessünk.

Ha szeretnéd megismerni a Slack-et, nézd meg a hivatalos oldalát itt!

Sokan használják még a skype, zoom szolgáltatókat, ezeket most sem idő, sem lehetőség nem volt tesztelni.

Ügyfeleink elégedettsége ebben a heyzetben is prioritás marad, ezért több kollégánál telepítettünk fel VoIP telefont, így irodánk számát zavartalanul hívhatják ügyfeleink a megszokott munkaidőben.  Folyamatban lévő projektjeinkkel kapcsolatban pedig akár telefonban, akár videóhívásban tudunk egyeztetni ügyfeleinkkel.

Az első nap home office-ban

A 7:30-as közös meetingen mindenki „meg is jelent”, tökéletes minőségben láttuk, hallottuk egymást, jó választás volt a Slack.

A csapatból többen jelezték, hogy elérik a belső irodai hálózatot, de szükség lenne a benti eszközökre. Ezeket nap közben elvitték a csapat tagjai, igyekeztünk a lehető legrövidebb idő alatt megvalósítani mindezt.

A telefonközpontunk már működőképes volt a reggeli órákban, így irodavezetőnk Vera telefonszámainkon, emailen is elérhető. A csapat tagokkal pedig emailben, telefonon vagy Slacken tudunk kommunikálni.

A fejlesztő csapat minden eszköze összeállt, néhány óra reggeli készülés után délutánra már produktív munkavégzés volt jellemző.

Facebookon és hírlevél formájában értesítettük partnereinket, hogy az fws-nél minden rendben van. Közöltük a döntéseinket, tájékoztatást adtunk ki, mikor és hogy milyen formában vagyunk elérhetők. És persze türelmet kérünk, mert bár lehet fennakadás, a szolgáltatások folyamatos elérhetőségén dolgozunk.

15 órakor ismét Slack hívásban zártuk a napot a csapattal.

Fejlesztés és előkészítés alatt álló projektjeink projektgazdáit értesítettük a helyzetről, mindenki nyugtázta a felkészültségünket és érezhettük a bizalmat.

Új projektjeink megbízói megerősítették, hogy szükségük van a fejlesztésekre, folytatjuk a nemrég elkezdett közös munkát továbbra is nagy lendülettel.

Az összetartás a kulcs

A 2. napot vidáman kezdtük. Csapatunk fontos hagyománya, hogy az éppen születésnapos kollégákat napindító megbeszélésünkön köszöntjük fel egy üveg nagyszerű borral a Luka Pincészettől.

Ez a tradíció pedig a jelen helyzetben sem maradhatott el, a reggeli Slack videóhívásban közösen köszöntöttük fel Csabit! A bor pedig várni fog rá az irodában.

Kedden már minden felszerelés rendelkezésre állt. Home office-ban egyedül, de a Slack-nek, az előzetes tervezésnek és az összetartásnak köszönhetően, mégis közösen dolgoztunk. És dolgozunk így tovább a jövőben is.